掃描剪貼 vs. 辨立貼

有些時候我們想收藏或保存的只是文件中的某些部分,例如報紙生活版的簡易食譜。最常見的做法,就是把整頁報紙掃描成jpg檔,然後在小畫家或Photoshop等修圖軟體裡開啟圖檔,將所要的內容裁切下來,然後看是以圖檔的形式保存,還是貼在word檔裡,整理成自己隨時可以參考的食譜。

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全文檢索,滴水不漏

先前已經陸續提過以條碼為檔名,還有透過前置檔名、後置檔名、流水號及日期時間來排列組合的多元命名方式,來協助您進行掃描檔案的管理,如果您還是擔心會找不到想找的檔案,沒問題,我們還有一招超強絕招—FTS全文檢索!

多元檔案命名,一看就能馬上分類

說到掃描後的檔案名稱,我想大部分的人都會想到流水號,或是日期時間吧!當然對於掃描來說,這樣的檔名不是問題,問題是在於之後的歸檔跟分類。既然要把文件掃描成電子檔,就是希望日後查找能更方便更有效率,最好是從檔名就可以看得出來這是哪類的文件,所以我們通常會手動更改掃描檔案的名稱!
這樣不就是要一個一個打開檔案,看到底是什麼內容,才能一個一個重新命名!!

瞎咪!!這樣要花多少時間啊!!

整理掃描檔案一定要這麼哀怨嗎!?

條碼變檔名,搜尋超EZ

不知道你有沒有發現,現在有越來越多的文件或表單上有條碼,這些條碼所代表的意義是什麼呢?小編查了一下維基百科,發現原來條碼是由寬度不等的多個黑條和空白,按照一定的編碼規則排列,用來表達一組資訊的圖形,所以條碼其實是用來管理這些文件或表單的代號,大量運用在物流單據、醫療病歷、生產製程履歷、合約/管理報表、圖書/郵件管理等單據或文件上。條碼之所以方便文件管理,在於它的可靠性強–準確率遠遠超過人工記錄;效率高–讀取速度很快;成本低又容易製作,一組條碼代表一個case,非常方便追蹤及管理。

iKnow免打字,連支票也可以掃描!

身為財會人員,無論所處的行業是在銀行界、會計師事務所,還是一般的公司行號,每天都要經手整理大量的支票,除了需要每張支票影印留底以外,還要手動Keyin所有支票上的票號、到期日、金額等資訊到系統裡,才好追蹤及查找款項。每天光整理支票的工作就要花費很多時間,再加上是使用眼力及手力來輸入資料的,免不了也有眼花手抖出錯的時候;如果有什麼款項問題,需要找出原本的票券影本,更是要在成堆的傳票中翻找,管理支票難道沒有更輕鬆更有效率的方法嗎?