多元檔案命名,一看就能馬上分類

說到掃描後的檔案名稱,我想大部分的人都會想到流水號,或是日期時間吧!當然對於掃描來說,這樣的檔名不是問題,問題是在於之後的歸檔跟分類。既然要把文件掃描成電子檔,就是希望日後查找能更方便更有效率,最好是從檔名就可以看得出來這是哪類的文件,所以我們通常會手動更改掃描檔案的名稱!
這樣不就是要一個一個打開檔案,看到底是什麼內容,才能一個一個重新命名!!

瞎咪!!這樣要花多少時間啊!!

整理掃描檔案一定要這麼哀怨嗎!?

條碼變檔名,搜尋超EZ

不知道你有沒有發現,現在有越來越多的文件或表單上有條碼,這些條碼所代表的意義是什麼呢?小編查了一下維基百科,發現原來條碼是由寬度不等的多個黑條和空白,按照一定的編碼規則排列,用來表達一組資訊的圖形,所以條碼其實是用來管理這些文件或表單的代號,大量運用在物流單據、醫療病歷、生產製程履歷、合約/管理報表、圖書/郵件管理等單據或文件上。條碼之所以方便文件管理,在於它的可靠性強–準確率遠遠超過人工記錄;效率高–讀取速度很快;成本低又容易製作,一組條碼代表一個case,非常方便追蹤及管理。

iKnow免打字,連支票也可以掃描!

身為財會人員,無論所處的行業是在銀行界、會計師事務所,還是一般的公司行號,每天都要經手整理大量的支票,除了需要每張支票影印留底以外,還要手動Keyin所有支票上的票號、到期日、金額等資訊到系統裡,才好追蹤及查找款項。每天光整理支票的工作就要花費很多時間,再加上是使用眼力及手力來輸入資料的,免不了也有眼花手抖出錯的時候;如果有什麼款項問題,需要找出原本的票券影本,更是要在成堆的傳票中翻找,管理支票難道沒有更輕鬆更有效率的方法嗎?

榮獲英國 IT Pro 推薦獎 – 物美價廉高CP值的SmartOffice PL4080 掃描器

想要買掃描器專機專用,但掃描器那麼多種,怎麼選?一般而言,「編輯精選」產品功能特色超優,但通常價格也挺「高貴」,讓多數人難以下手。

英國資通科技產品權威媒體 IT Pro 專家考慮到小公司想提高工作效率但預算卻不高的兩難,在諸多測試評比後,給予 IT Pro 推薦獎給這台為中小企業設想周全、物美價廉高CP值的文件掃描器。

榮獲 Bits & Chips 推薦獎的辦公室文件掃描器開箱文 – Plustek SmartOffice PL4080

大家談「無紙化」環保談了很久,但紙張依舊揮之不去。尤其是在工作上,我們每天有各種紙本文件要掃描,比如信件、合約、匯款存根聯、快遞單、剪報、人事表單等等。掃描成電子檔後,就能傳送分享給同事、客戶或廠商,以取代紙張影印,也可數位存檔方便將來索引。

每家公司都有一台或不只一台的多功能事務機,可列印、影印和掃描,大家公用。有時候剛好掃描張數不少,所以得在事務機前站個幾分鐘,不巧這時也有同事丟出列印檔而走過來要拿,大家等在旁邊,目光全聚焦在自己那好幾頁的掃描,這時嘴裏邊跟大家說抱歉,心裏想著若有台專用掃描器多好呀,可以坐在位子掃描,沒有眾人目光的壓力。

榮獲 Buyers Lab 《高度推薦》標章和《A4 中型群組掃描器傑出成就獎 暨 明智之選獎》的文件掃描器

「除了它的軟體和作業系統多元支援,精益科技 SmartOffice PS3060U 的 50 頁文件送紙器可處理比平均範圍還廣的紙張尺寸,包括長達 5 公尺的長紙,這讓它適用於需要使用者掃描各種物件的許多種垂直應用,從厚厚的塑膠證件卡片、到長長的心電圖。此外,它那比小於平均值的體積讓它很適合桌面空間有限的櫃台使用。這些特色不過是它獲得 《 BLI 2016 明智之選獎》的少數幾個例子。」

– 摘譯自 BLI 實驗室營運經理 Joe Ellerman 在 BLI 英文新聞稿對 SmartOffice PS3060U 評價