全文檢索,滴水不漏

先前已經陸續提過以條碼為檔名,還有透過前置檔名、後置檔名、流水號及日期時間來排列組合的多元命名方式,來協助您進行掃描檔案的管理,如果您還是擔心會找不到想找的檔案,沒問題,我們還有一招超強絕招—FTS全文檢索!

多元檔案命名,一看就能馬上分類

說到掃描後的檔案名稱,我想大部分的人都會想到流水號,或是日期時間吧!當然對於掃描來說,這樣的檔名不是問題,問題是在於之後的歸檔跟分類。既然要把文件掃描成電子檔,就是希望日後查找能更方便更有效率,最好是從檔名就可以看得出來這是哪類的文件,所以我們通常會手動更改掃描檔案的名稱!
這樣不就是要一個一個打開檔案,看到底是什麼內容,才能一個一個重新命名!!

瞎咪!!這樣要花多少時間啊!!

整理掃描檔案一定要這麼哀怨嗎!?

條碼變檔名,搜尋超EZ

不知道你有沒有發現,現在有越來越多的文件或表單上有條碼,這些條碼所代表的意義是什麼呢?小編查了一下維基百科,發現原來條碼是由寬度不等的多個黑條和空白,按照一定的編碼規則排列,用來表達一組資訊的圖形,所以條碼其實是用來管理這些文件或表單的代號,大量運用在物流單據、醫療病歷、生產製程履歷、合約/管理報表、圖書/郵件管理等單據或文件上。條碼之所以方便文件管理,在於它的可靠性強–準確率遠遠超過人工記錄;效率高–讀取速度很快;成本低又容易製作,一組條碼代表一個case,非常方便追蹤及管理。

Computex電腦展即將熱鬧登場

全球矚目的台北國際電腦展Computex,將於2018年6月5日至6月9日展出,Plustek在世貿一館B0531a攤位展示屢獲國際大獎肯定的各項優質產品及專為銀行金融服務、醫療院所、教育機構及法務系統所設計的垂直整合解決方案,誠摯邀請與會人士於展會期間蒞臨指教!

如何使用DocAction II掃描成JPG檔?

在大部分的辦公室環境裡,我們很常將文件掃描儲存成PDF檔,尤其是存成可搜式PDF檔,因為它們保存方便又容易搜尋內容。但有些時候,某些內容例如手繪的配線圖、手稿等的文件,卻是需要被以JPG等圖檔的形式來傳送,因為它們的檔案小又可以原圖重現,這個時候,我們不如就把文件直接掃描成JPG檔吧!