企業單據文件數位轉型


利用條碼自動命名分檔儲存,大幅提高應收帳款作業效率

許多行業每天要經手許多紙本文件,進出口報關業者的行業特性,紙本文件更是特別多,為了提高客戶滿意度、增進員工效率,很多進出口報關業者便將流程和文件導入電子化,每天將所有的紙本文件和傳真掃描成電子檔,然後歸檔到公司共用的 e 化平台,供各單位查詢調閱、或管理人員稽核。 這家台灣知名進出口報關業者自1983年創立以來,專注於報關運輸領域的專業服務與成長,並涵蓋碼頭裝卸、倉儲物流、及報驗檢疫等服務,更於2012年成為首家台灣北中南通關據點全數通過 AEO 安全認證優質企業的報關業者,深獲客戶的滿意肯定與支持。 因客戶羣龐大,每天完成數百件協助客戶報關。每一份報關文件以客戶簽回的收費通知單為首頁,後面附上幾十頁各種對應文件。於是每天財務單位人員抱著大疊的報關文件,走到辦公室共用的多功能事務機,將所有報關文件逐份掃描,因為「收費通知單編號」是所有單位查詢調閱的依據,而事務機掃描儲存檔名是一串固定字母加流水號數字,所以還得再抱著這些報關文件回自己座位,一份一份地對照每份的「收費通知單編號」,在電腦上將剛剛用事務機掃描的一堆檔案逐個兒修改檔名,然後才能歸檔。 日復一日,財務人員每天光做這個就要花大約 3 小時,眼花看錯「收費通知單編號」、或一時失神打錯字的狀況也常發生。 這就造成檔名跟實際的「收費通知單編號」不一致,開啟的檔案就不是原本要調閱的報關收費文件,而真正想調閱的卻如同大海撈針地找不到,接著抱怨茅頭就射過來了,財務人員也只能苦水往肚裡吞。/︿\ 原本用意良好的紙本文件 e 化,到底哪裏出問題了?

iKnow免打字,連支票也可以掃描!

身為財會人員,無論所處的行業是在銀行界、會計師事務所,還是一般的公司行號,每天都要經手整理大量的支票,除了需要每張支票影印留底以外,還要手動Keyin所有支票上的票號、到期日、金額等資訊到系統裡,才好追蹤及查找款項。每天光整理支票的工作就要花費很多時間,再加上是使用眼力及手力來輸入資料的,免不了也有眼花手抖出錯的時候;如果有什麼款項問題,需要找出原本的票券影本,更是要在成堆的傳票中翻找,管理支票難道沒有更輕鬆更有效率的方法嗎?

台灣限定!財會人員的救星– iKnow票券管理系統

Plustek看到財會人員的需要,獨立研發出一套專門用來管理支票的軟體–iKnow,搭配輕巧經濟的PS186掃描器,輕輕鬆鬆就可以把所有支票掃描歸檔,支票上的資料清清楚楚的條列,想要查找存檔支票再也不是一件困難事了!

%d bloggers like this: