分類: 文件數位化密技

條碼變檔名,搜尋超EZ

不知道你有沒有發現,現在有越來越多的文件或表單上有條碼,這些條碼所代表的意義是什麼呢?小編查了一下維基百科,發現原來條碼是由寬度不等的多個黑條和空白,按照一定的編碼規則排列,用來表達一組資訊的圖形,所以條碼其實是用來管理這些文件或表單的代號,大量運用在物流單據、醫療病歷、生產製程履歷、合約/管理報表、圖書/郵件管理等單據或文件上。條碼之所以方便文件管理,在於它的可靠性強–準確率遠遠超過人工記錄;效率高–讀取速度很快;成本低又容易製作,一組條碼代表一個case,非常方便追蹤及管理。

iKnow免打字,連支票也可以掃描!

身為財會人員,無論所處的行業是在銀行界、會計師事務所,還是一般的公司行號,每天都要經手整理大量的支票,除了需要每張支票影印留底以外,還要手動Keyin所有支票上的票號、到期日、金額等資訊到系統裡,才好追蹤及查找款項。每天光整理支票的工作就要花費很多時間,再加上是使用眼力及手力來輸入資料的,免不了也有眼花手抖出錯的時候;如果有什麼款項問題,需要找出原本的票券影本,更是要在成堆的傳票中翻找,管理支票難道沒有更輕鬆更有效率的方法嗎?

台灣限定!財會人員的救星– iKnow票券管理系統

Plustek看到財會人員的需要,獨立研發出一套專門用來管理支票的軟體–iKnow,搭配輕巧經濟的PS186掃描器,輕輕鬆鬆就可以把所有支票掃描歸檔,支票上的資料清清楚楚的條列,想要查找存檔支票再也不是一件困難事了!

如何使用DocAction II掃描成JPG檔?

在大部分的辦公室環境裡,我們很常將文件掃描儲存成PDF檔,尤其是存成可搜式PDF檔,因為它們保存方便又容易搜尋內容。但有些時候,某些內容例如手繪的配線圖、手稿等的文件,卻是需要被以JPG等圖檔的形式來傳送,因為它們的檔案小又可以原圖重現,這個時候,我們不如就把文件直接掃描成JPG檔吧!

掃描成Word檔好簡單

很多時候我們會想要掃描文件,其實是因為想要使用文件的內容文字。有些文件我們只能收到或拿到紙本,沒辦法有電子檔,但又必須運用內容的文字,字數少的時候還可以自己邊看邊打字,碰到內容字數很多,又需要是可以編輯的時候,應該就只能求助於掃描器了。

輸出多張圖像好方便

不知道你有沒有碰過這樣的情況,就是同一份文件必須要掃描成彩色、灰階及黑白,每一種模式因為儲存的需要,還要分別設定成不一樣的解析度。就傳統的掃描方法來說,就是要分成三次進行掃描,如果文件份量不多也就罷了,分別操作進行掃描就好了,但如果是要掃描一大批文件,而每份文件都需要分別進行三次掃描,等於是三倍的掃描工作量哩,這個時候就需要有更有效率、更節省時間力氣的方法來進行了。

保存?掃描?碎紙?

面對滿山滿谷看起來像是很重要的文件,不知道該從哪裡下手整理嗎?哪些文件該好好儲存?哪些文件該掃描成電子檔好方便查找?又有哪些文件應該直接放進碎紙機呢?

密碼保護您的PDF

無論您把掃描文件儲存在電腦裡,還是上傳到雲端伺服器,不知道您會不會擔心個人的資料外洩?不希望讓其他人看到的文件會被閒雜人等開啟?