美國連鎖餐廳數位轉型 – Massis Kabob使用Plustek eScan SharePoint提高流程效率

很多人應該聽過「餐廰數位轉型」這個詞,因為新冠肺炎,大家減少外食,餐廰也興起數位轉型風潮,如線上點餐服務、行動支付,然而這樣就夠了嗎?

正如同其他行業的公司,餐廳除了面對消費者的點餐送餐,也有公司本身的管理營運效率和帳款處理的各種難題。雖然無紙化喊了很多年,公司流程裏仍少不了紙本文件和表單。我們的企管新知系列文章「利用條碼自動命名分檔儲存,大幅提高應收帳款作業效率」收到許多迴響, 今天我們就以美國速食連鎖餐廳 Massis Kabob 作例子,來探討空間有限無法用多功能事務機、且員工沒有電腦來接掃描器,要如何數位轉型提升效率和加快帳款處理呢?

Massis Kabob 在美國洛杉磯地區有六家分店,都是開在大賣場美食街。跟其他連鎖餐廳一樣,Massis Kabob 每天經手許多紙本文件和表單。每天每個分店要將各類表單和發票傳真到總部,紙本文件如人事資料則用快遞寄到總部。總公司收到這些表單和發票傳真、快遞送來的紙本後,要如何迅速處理,以及加快帳款的處理,一直都是困難的挑戰。

光是總部數位轉型不夠,必須同時從餐廳分店就掃描這些紙本文件,然後將掃描電子檔傳送給總部,這樣總部即能立即收到和作後續處理,從而提升整體效率。

但要用什麼設備來掃描呢?Massis Kabob 餐廳分店開在大賣場,空間非常有限,傳統多功能事務機太佔空間。若用桌上型掃描器接電腦使用,則得開放讓餐廳員工使用餐廳經理的電腦,安全考量,這條路也不通。

再者,餐廳業務繁忙,必須讓餐廳員工不止容易使用,還必須直覺使用,不需要訓練如何用。

Peter Baghdassarian 是 Massis Kabob 母公司 International Grill, Inc. 的總裁,他找到專業作掃描器 30 幾年的老牌子 Plustek 精益科技諮詢數位轉型。Plustek 仔細瞭解總部和分店兩邊的需求和工作流程後,推薦 Plustek eScan 網路型掃描器

Plustek eScan 網路型掃描器,顧名思義,連接網路傳送, 操作不需要接電腦,而且所需空間比事務機或印表機還要小。不需讓員工使用經理電腦,也只佔小小桌面空間,完全符合分店對安全和空間的要求。

此外,Plustek eScan 正前方還有個 7 英吋大大的觸控螢幕,公司 IT人員預先設定掃描傳送位址。餐廳員工只需將文件表單放在掃描器上,然後按觸控螢幕上的大按扭,即可掃描後透過網路自動傳送。直覺且簡易的操作,讓餐廳員工不需要特別訓練也會用,也讓分店導入數位轉型沒有阻力。

Plustek eScan 系列有 3 個機型,最終選擇 eScan SharePoint 導入 Massis Kabob 餐廳所有分店。

導入 Plustek eScan 掃描器後,中央發票集中自動處理流程,不管是效率或是正確性,都有大幅改善。收到發票掃描檔幾分鐘後即可進行,處理快速且正確率高。過去發票用傳真時,每張發票處理後仍需要人工一一檢查和修正,但用 Plustek eScan 掃描出來的影像品質極佳,也因此提高中央自動發票處理的辨識正確率,而且省去傳真紙既環保又健康 (傳真感熱紙含雙酚A有致癌疑慮)。

人事雇用也變得更有效率,分店也用 Plustek eScan 將新雇用人員的全套人事資料掃描到公司的 OneDrive,約一分鐘就搞定。總部人事單位在分店掃描儲存到 OneDrive 幾分鐘後即可處理,新雇用人員「當天」即可開始上班,不需再像過去要等好幾天,總部人事要收到快遞文件後才能處理,時效大幅提升,且省下快遞費。

在發現用 Plustek eScan 數位化帶來的流程改善和效率提高等好處後,除了發票和人事文件,Massis Kabob 也陸續用 Plustek eScan 來掃描排班表、員工識別證、所有人事相關文件、跟房東(賣場)的往來文件、等等。

客戶證言

「Plustek 是個很棒的合作夥伴,從規格、推薦選擇、到實際導入,他們聆聽我們的需求,幫助我們選擇最適合我們商業流程的解決方案。Plustek eScan 網路型掃描器是我們的完美選擇,在我們分店不佔太多空間,我們也不需要訓練員工如何使用這台掃描器,而且掃描器用起來也很穩定。」

– Peter Baghdassarian, Massis Kabob 母公司 International Grill, Inc. 的總裁

使用 Plustek eScan 網路型掃描器將所有餐廳分店進行數位轉型後,省時省錢,效率也提高。現在的 Massis Kabob 餐廳分店掃描發票後,直接從 eScan 掃描器將掃描電子檔 email 傳送到處理中心;人事和其他商業文件則是掃描後,直接從 eScan 掃描器透過網路傳送儲存到微軟 OneDrive,不再用快遞寄紙本文件。

所有產業的公司都可以透過數位轉型,提高營運效率,但不是用事務機或掃描器把紙本文件掃描成電子檔就是「數位轉型」了。必需先了解和審視每家公司的流程和需求,再評估最佳方案,如果讀者對數位轉型有認何問題、或想知道哪方面的數位轉型企管新知,都歡迎跟我們聯絡

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