在 Linux Ubuntu 系統下利用「掃描設定配置」簡易又快速地使用掃描器

對很多 Linux 使用者而言,透過 XSaneSimple Scan 或 Gscan2pdf 操作掃描器確實方便多了,但對不少 Linux 掃描使用者而言,這幾個軟體工具還是無法解除他們的掃描噩夢,南美洲烏拉圭內政部負責掃描存檔人員就是其中之一。

Uruguay_Ministerio del Interior

烏拉圭內政部公務繁雜,每天要掃描歸檔的各類文件大小不一,有大到 A3 大小、有 Legal (216 x 356 mm) 或 Letter (216 x 279 mm) 尺寸。此外,因文件性質不同,依歸檔規定,這各種掃描文件要分別以不同檔案格式 (JPG, PDF 或 OFD) 儲存在不同地方。 

他們用的是 Linux Ubuntu 系統,於是資訊部門評估所有支援此 Linux 系統的掃描軟體,必須不只能處理大小不一各種文件、要能符合各類文件對檔名和存檔位置歸檔的不同規定,還必須容易用,因為負責掃描的人沒有受過資訊或技術專業訓練過。

資訊部門讓內政部負責掃描同仁實際使用評估這些軟體,結果發現有的掃描軟體功能齊全,但實際上許多功能他們不會用到,卻因這許多用不到的功能,讓設定和操作流程很複雜,讓他們在學習和使用上有困難,反而耗費時間、降低工作效率。有的軟體雖易於使用,但功能設定簡單,無法符合公務單位對檔名和存檔位置歸檔的不同規定。此外,文件大小不一,每次掃描前得調整掃描尺寸大小,有時候掃描後還得人工修整掃描影像頁面大小,這些都很耗時。

正要跟這些評估結果不甚滿意的 Linux Ubuntu 掃描工具軟體妥協時資訊部門碰到隨 Plustek 精益科技掃描器附贈的 Linux 版本 Plustek DocAction II,讓負責掃描同仁實地使用測試,驚喜地發現使用介面易懂,操作簡單,卻能應付大小不一且不同文件有不同檔名和存檔位置歸檔的規定, 這是因為 DocAction II 有「掃描設定配置」功能,先根據內政部存檔要求,將各類文件的掃描和存檔設定成個別「掃描設定配置」,這些客製化配置以一個個按鈕呈現在 DocAction II 的主畫面。掃描操作人員只需將文件放到掃描器上,然後在 DocAction II 主畫面選擇合適的「掃描設定配置」按鈕,按下按鈕即可。

LDAII_Main4

可在「掃描設定配置」選擇掃描存檔的檔名,可選擇「日期+時間」、「指定前置檔名+日期+時間」、「日期+時間+指定後置檔名」。

LDAII_EditProfile_Naming

不同類型文件需要歸檔到不同位置,可在各「掃描設定配置」指定。

LDAII_EditProfile2_SaveTo

針對文件大小不一,可在「掃描設定配置」勾選 [自動裁切]、[自動框正],無論是 A3 或 Letter/Legal 紙張,掃描出來的頁面影像就跟原稿一樣大小,不像別的 Linux Ubuntu 掃描工具軟體需要在掃描後手動調整裁切頁面。

LDAII_ProfileSet3_Scan5_IP

即使掃描同仁不小心把文件放到掃描器時上下顛倒,沒關係,可在預覽畫面旋轉調整。

LDAII_Preview_Rotate

掃描檔案儲存為 JPG、PDF 或 OFD 檔案格式。此外,DocAction II 有內建 OCR (光學文字辨識 Optical Character Recognition) 功能,所以可以選擇儲存為可搜索 PDF 檔案格式,日後可搜尋內文資料。

DocAction II_searchable PDF

經過使用者實測、功能和穩定度審慎評估,烏拉圭內政部資訊部門最終於 2018 年年初選定購買 52 台 Plustek OpticPro A320 A3 大尺寸平台式掃描器,隨機附贈 Linux 版 DocAction II 掃描工具軟體,DocAction II 和掃描器無縫整合。

經過一年使用,他們發現無論是掃描存檔,或是搜尋找檔案,數位典藏進行得比以前還有效率,因此決定擴大更多單位使用,加購附 Linux 版 DocAction II 的 Plustek 精益科技掃描器,這次的使用單位不需掃描 A3 文件,桌面空間也較有限,所以最終選定加購 25 台 OpticSlim 2680H A4 尺寸平台式掃描器。

如果讀者想知道哪些 Linux 掃描資訊或掃描應用,歡迎 按這裏 寫給我們。

 

【小編註】Linux 版 DocAction II 掃描工具軟體必須跟特定 Plustek 掃描器機型搭配使用,不附在標準品出貨中,若有需要,請到 Plustek 官網與您所在國家或地區的業務或客服人員聯絡。

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