【企管新知】財務單位將繁雜收費單證掃描電子化,利用條碼自動命名分檔儲存,大幅提高應收帳款作業效率

 

許多行業每天要經手許多紙本文件,進出口報關業者的行業特性,紙本文件更是特別多,為了提高客戶滿意度、增進員工效率,很多進出口報關業者便將流程和文件導入電子化,每天將所有的紙本文件和傳真掃描成電子檔,然後歸檔到公司共用的 e 化平台,供各單位查詢調閱、或管理人員稽核。

這家台灣知名進出口報關業者自1983年創立以來,專注於報關運輸領域的專業服務與成長,並涵蓋碼頭裝卸、倉儲物流、及報驗檢疫等服務,更於2012年成為首家台灣北中南通關據點全數通過 AEO 安全認證優質企業的報關業者,深獲客戶的滿意肯定與支持。

因客戶羣龐大,每天完成數百件協助客戶報關。每一份報關文件以客戶簽回的收費通知單為首頁,後面附上幾十頁各種對應文件。於是每天財務單位人員抱著大疊的報關文件,走到辦公室共用的多功能事務機,將所有報關文件逐份掃描,因為「收費通知單編號」是所有單位查詢調閱的依據,而事務機掃描儲存檔名是一串固定字母加流水號數字,所以還得再抱著這些報關文件回自己座位,一份一份地對照每份的「收費通知單編號」,在電腦上將剛剛用事務機掃描的一堆檔案逐個兒修改檔名,然後才能歸檔。

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日復一日,財務人員每天光做這個就要花大約 3 小時,眼花看錯「收費通知單編號」、或一時失神打錯字的狀況也常發生。

這就造成檔名跟實際的「收費通知單編號」不一致,開啟的檔案就不是原本要調閱的報關收費文件,而真正想調閱的卻如同大海撈針地找不到,接著抱怨茅頭就射過來了,財務人員也只能苦水往肚裡吞。/︿\

原本用意良好的紙本文件 e 化,到底哪裏出問題了?

這家進出口報關業者找到 Plustek 精益科技的《企業數位化解決方案專家團隊》協助診斷。

Plustek 專家審視這家報關業者的報關文件紙本、流程和既有的數位化設備,發現其實他們的企業文件數位化還差最後一哩路:只要改進掃描存檔這個環節,既可省去財務人員手工修改檔名的費力費時,又可避免騰打的人為錯誤。

說來簡單,怎麼做呢?

Plustek 專家為這家報關業者導入《SmartOffice 自動掃描 / 智慧條碼辨識》整合解決方案,財務人員只需將報關文件直接放入 SmartOffice 掃描器,掃描後立即自動地以「收費通知單編號」為檔名,一份一份地存成個別 PDF 檔,而且是直接儲存在正確資料夾。以前財務人員用公司事務機掃描後,還得回座位邊比對紙本、邊用電腦修改檔名的麻煩,現在不用了,同時也不再有檔名打錯收費通知單編號的情況發生了,無論是財務人員的工作士氣和效率,或者是各單位的查詢調閱,工作氛圍不再烏煙瘴氣了。K18TT-00100

這得益於三項工作流程改善點:

首先,財務單位配備一台專用掃描器,而且是 ADF 自動饋紙式,整份報關文件從封面的客戶簽回的收費通知單、到一大堆附件,整疊放進去就咻咻地自動掃描下去。此外,大多數公司會以事務機來包辦全公司的列印、影印和掃描需求,但針對有固定掃描需求的單位,掃描器還是比較適合,為什麼?
一、掃描器既是專用於掃描,操作介面比事務機單純易用,不需像事務機要在各功能間切換來切換去。
二、掃描器可設定快捷按鍵,如果常掃描固定類型文件,這功能非常方便。
三、財務人員可就近在部門座位掃描,不需要抱著文件,跟大家排隊輪流使用全公司共用的事務機。而且原先情況是一輪到財務人員使用公用事務機掃描,其他人不管要列印、影印和掃描,全部都得暫停等待,財務單位使用自己專屬掃描器,不僅提高自己單位的效率,也連帶讓別單位省去等待時間。

第二項流程改善點是掃描後直接以「收費通知單編號」儲存。其實這家報關業者收費通知單上的「收費通知單編號」出現在兩處,其中一處是條碼型式 Barcode,每張收費通知單的編號不同,條碼也不同,雖是他們系統自動生成,但從沒有人想到要去利用它。Plustek 專家利用這個既有的收費通知單編號條碼,讓文件通過 SmartOffice 掃描後,自動辨識這種條碼並擷取號碼資訊,出現這種條碼的文件即自動做為首頁,之後掃瞄的文件即做為附件頁,並以這個條碼做為 PDF 檔名儲存,即使報關文件有其它條碼也不會搞錯。

第三項流程改善點是掃描後直接儲存在該儲存的位置,不需搬移資料夾位置。對比過去財務人員在事務機掃描儲存到自己電腦後,回到座位除了要一個一個地修改檔名,還要搬移檔案到正確資料夾,現在省人力也省時間。

自從導入這套 《SmartOffice 自動掃描 / 智慧辨識》解決方案後,財務人員只需將報關文件直接放入 SmartOffice 掃描器的自動饋紙夾,之後的流程一直到儲存檔案全部免人工,自動掃描後立即智慧辨識「收費通知單編號」條碼,自動一份一份地分檔,並智慧擷取「收費通知單編號」條碼資訊做為儲存檔名,每份動輒數十頁報關文件就這樣自動地一份一份地存成個別 PDF 檔,而且是直接儲存在正確資料夾

所謂「魔鬼藏在細節裏」,每家公司的流程和系統不同,Plustek 精益科技的《企業數位化解決方案專家團隊》用心觀察問題、聆聽需求,直接抓到這個「掃描存檔」環節痛點,以這家進出口報關業者既有流程為基礎,用《自動掃描 / 智慧條碼辨識》軟硬體智慧科技整合,做了三個工作流程改善點,用最少的費用,做最大的效益。

 

企管摘要

挑戰:

應公司數位化規定,財務單位每天花大約 3 個小時用事務機掃瞄紙本報關文件,然後回自己座位,一份一份地對照每份的「收費通知單編號」,在電腦上將剛剛用事務機掃描的所有檔案一一修改檔名,然後才能歸檔,既耗時耗力,還常常因眼花看錯「收費通知單編號」、或一時失神打錯字,造成檔名跟實際的「收費通知單編號」不一致,開啟的檔案就不是原本要調閱的報關收費文件,大家怨聲載道。File Naming_01

解決方案:

導入《SmartOffice 自動掃描 / 智慧條碼辨識》整合解決方案

#有固定掃描需求的單位,應配置專用掃描器,而非和全公司共用事務機,一則較簡易操作,二則節省時間,三則不會因佔用事務機太久而被其他單位白眼。

#自動檔案命名免謄打,大幅提升人員效率,也避免出錯。

#智慧條碼辨識做文件分檔。

#智慧擷取條碼資訊自動為文件命名。

#智慧儲存掃描檔案到預設資料夾。

成果:

利用《SmartOffice 自動掃描 / 智慧條碼辨識》軟硬體智慧科技整合,輕鬆改善工作流程,補齊企業文件數位化最後一哩路。財務人員不再需要人工修改檔名,搬移檔案到正確資料夾。其他單位可正確且快速地檢索調閱報關收費文件。

 

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