使用 Plustek eScan A150 和 Evernote 完成數位轉型並符合記錄保存法規要求

 

 

美國的銀行保密法 BSA(Bank Secrecy Act)要求許多金融機構(包括貨幣服務業)保存記錄並將某些交易提交報告給美國財政部金融犯罪執法網(FinCEN)。 這些貨幣服務企業必須將文件保存七年,並且在稽核時必須能夠檢索到這些文件。

對於貨幣服務企業來說,設計和實施具有成本效益、有效率、易於使用且易於設置的記錄保存系統很具有挑戰性。 這些企業常常是依靠紙本文件歸檔系統來維護這些記錄。 不幸的是,紙本記錄相當佔空間、又難以搜索,並且如果存儲位置被侵入則可能發生安全風險。

eScan_cloud_01

 

Classic Cash, Inc. 是一家位於美國喬治亞州的貨幣服務企業,他們於1991年開業,並開始提供支票兌現、匯款、賬單支付選項和匯票等服務。為滿足聯邦法規和提高辦公效率,他們所實施的解決方案是:將 Plustek eScan A150 雲端智慧掃描器和 Evernote 線上文檔管理夕統結合使用。 在此之前,他們用的是紙本歸檔系統,租倉儲空間來存放影印紙本文件。

 

Classic Cash 業主 Rick Pass 表示:「設置既快捷,又簡單。因為 Plustek eScan A150 可以直接掃描到 Evernote,所以我們一天內就完成了整個系統從設置到開始運作。eScan 的自助導引操作很棒,因為我們真的不需要培訓我們的員工如何使用這台雲端智慧掃描器。」

eScan_touchscreen_02Evernote 將掃描文件轉為可搜索 PDF 檔案,Classic Cash 員工可以在幾秒鐘內從任何地方檢索,甚至可以用智慧手機檢索。 員工不再需要像以前一樣,為了檢索文件而得專程去公司外部的租賃倉儲空間。

Classic Cash 員工表示,和複印機相比,eScan 佔用的空間更少,而且更容易使用。 他們只需將文件放到掃描器上,在那個大大的觸控螢幕上按一下,掃描文件就發送到 Evernote 了,簡單又快速。

無論是與 Evernote或任何其他文檔管理系統一起使用,Plustek eScan A150 雲端智慧掃描器 都是理想的選擇。 eScan 不需要搭配電腦或另外任何其他軟硬體。 它有好幾項特色,像是自助導引的安裝和操作,可掃描到電子郵件、FTP / SFTP、網路共享資料夾、微軟 SharePoint、Office 365 和雲存儲空間 (如 Box、Dropbox、Google Drive 和 Evernote)。eScan_Destinations

Plustek eScan A150 雲端智慧掃描器搭配 Evernote 共同使用,讓貨幣服務業可輕鬆符合美國聯邦和州政府的記錄保存標準。

摘要

挑戰:

Classic Cash 需要保留七年的文件,以符合美國聯邦政府對記錄保存的要求。數以千計的文件儲放在租用的公司外部倉儲空間。

解決方案:

Plustek eScan A150 雲端智慧掃描器搭配 Evernote 線上文檔管理系統。

成果:

在一天內就完成了整個解決方案的從設置到開始運作。現在紙本文件只儲存 30 天,省下了額外花錢租公司外部倉儲空間。檢索存檔文件電子檔既快、又有效率。

eScan_Simple&Easy

對「使用 Plustek eScan A150 和 Evernote 完成數位轉型並符合記錄保存法規要求」的一則回應

  1. 引用通告: 如何從Plustek eScan直接掃描到Evernote線上記事本?Plustek Connect 台灣

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