保存?掃描?碎紙?

面對滿山滿谷看起來像是很重要的文件,不知道該從哪裡下手整理嗎?哪些文件該好好儲存?哪些文件該掃描成電子檔好方便查找?又有哪些文件應該直接放進碎紙機呢?

大家應該都有類似的經驗,常常一份資料放在手邊,隨意擺放想說也許哪一天會用到,或哪一天會想看之類的,東一堆西一疊的,等到某天突然發現怎麼這麼多文件需要整理的時候,常常會不知道要怎麼下手,有些東西看起來好像毫無意義,但可能很重要,到底該怎麼進行分類呢?

有些文件您需要儲存一段時間,有些可以只保留數位化的電子檔,有些可以直接丟掉。讓我們從您需要永久保留的文件開始說起:

  • 出生和死亡證明
  • 身分證和護照
  • 結婚證書
  • 營業登記執照
  • 保單契約
  • 遺囑和授權書
  • 車輛購買證明
  • 貸款文件
  • 房契、地契

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一般來說,您應該要保留與政府公家機關有關的任何相關文件,包括證書、執照、許可證或契約等等。原因可以分兩方面來說:一方面您想要可以很容易找到這些資料,以防您可能需要用到它們,另一方面來說就是怕搞丟,因為補辦這些資料很麻煩,您通常需要直接向政府機關申請,這要花很多時間,而且可能要跑很多趟。

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有一些文件您可能只需要保留一段時間,您可以將這些資料掃描成電子檔,需要查找的時候可以很方便找到需要的資料,或者將這些文件儲存在一個安全的地方,例如:

  • 報稅資料和收據
  • 支付存根和銀行對賬單
  • 醫療記錄和賬單
  • 保證書和收據

原則上差不多是這樣了,一旦您知道需要保留哪些文件,將它們收納組織在一個檔案櫃裡,該有的資料就全部都有了。有一個很實際的經驗法則,用來判斷什麼文件需不需要保留,就是先想想這份文件如果遺失的話,需要花多少力氣跟時間才能再拿到。如果您需要在上班時間到政府機關申請辦理、在醫院排隊等候、或者來來回回用電話聯絡一個小時以上,那麼這些文件可能需要好好收藏。如果您可以輕鬆地在網路上瀏覽並查看文件,那麼您可能不需要保留這份資料的紙本文件。paper-shredder-233其他的文件您就可以放心的丟進碎紙機切碎或丟棄。您應該要把上面有您的姓名、地址、電話號碼或銀行帳戶資料等個人資料的所有文件通通都碎掉。這可能包括一些您一開始沒有想到的文件,包括ATM收據、信用卡簽單、賬單、甚至使用過的機票。您也應該立即將過期的信用卡、簽證、護照和身份證件丟進碎紙機切碎。切碎這類敏感文件最好是使用十字切割碎紙機,更多一層保護您的個人資料安全。

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