隨手做文件數位化

找到對的工具,文件數位化真的很簡單,你只需要跟著這樣做:

找一台簡單方便的ADF掃描器

面對堆積如山的紙本文件,是不是根本不知從何下手,且莫驚慌,這個時候一台簡單操作方便好用的ADF自動進紙式掃描器就是不可或缺的利器了,一次可以掃描好幾十張紙本文件,再多的文件都可以三兩下批次掃描完成,而且掃描品質非常好,更是一般多功能事務機或印表機比不上的。

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最重要的是要記得把文件掃描成可搜尋式PDF(Searchable PDF)檔,這樣才能達到文件數位化的目的,之後可以系統化的查找、搜尋,而不是想找資料的時候從一疊一疊的紙本文件一頁頁的翻找。

searchable-pdf

所謂可搜尋式PDF(Searchable PDF)檔就是由圖像層與文字層組合而成的PDF檔案格式,既可以保留紙本文件的原始樣貌,又可以透過文字層搜尋關鍵字,是最方便好用的檔案管理格式。將掃描的影像透過OCR光學文字辨識程式處理,就可以儲存為可搜尋式PDF(Searchable PDF)檔了。

智慧小工具PDF Tool

有時候掃描完一整疊文件以後才發現,有些頁面上下顛倒、有些頁面的先後次序不對,或者更慘有些頁面根本不屬於同一份文件,這個時候怎麼辦呢?沒關係,介紹你一個方便好用又免費的PDF工具叫做PDF Tool,在Windows作業系統上可以用來合併或分割PDF檔案;調整PDF的頁面順序、頁面方向等等,讓你可以更輕鬆整理好所有的PDF文件,是不是太貼心了啊!

pdf-tool

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