清空你的辦公桌—文件數位化

又到了過年時節,家家戶戶都在忙著大掃除,除舊佈新等待迎接新的一年,那麼我們的辦公桌呢?!

隨著工作時間的累積,你有沒有發現越來越多紙本文件佔據你的辦公桌面、書桌桌面、甚至書架?!這些文件可能是會議記錄、產品開發進度、小組工作報告、簽核文件、會計報表、研討會簡報資料等等,如果沒有加以整理,紙本文件很快就會攻佔整個桌面,讓你再也沒有空間辦公!

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另外紙本文件的再利用率很低,因為往往只能憑印象手工翻找,而且必須一頁一頁翻看,才能知道是不是有想要的資料,不僅查找不易,長久累積下來,反而變成一個很大的困擾,常常不知道到底會不會再用到這些資料,該不該把文件丟掉,只能消極的把文件堆放收藏起來。

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面對這種困境,最簡單的解決辦法就是使用掃描器把文件數位化,不但可以擺脫被紙本文件淹沒的桌面,數位化之後的檔案還可以系統化的查找,輕輕鬆鬆就可以擷取引用資料,大大提高工作效率與文件的再利用率,真的是一舉兩得啊!

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